Сокращение штата: как объявить плохие новости и не получить бунт

Сокращение персонала – решение сложное, однако зачастую его никак не избежать. Помимо сопутствующих трудностей, оно также несет немало последствий. Нередко случается так, что уволенные сотрудники начинают выкладывать гневные посты в соцсетях на тему того, насколько ваша контора жестока и бесчеловечна. Пока бывшие работники строчат негативные отзывы, репутация компании проседает. И это при том, что руководство делает все по закону и правильно, выплачивает все нужные компенсации! Клиенты, кстати, тоже могут задавать неудобные вопросы.

Дело в том, что сокращение персонала – это проблема, которая находится отнюдь не только в юридической плоскости, хотя и о ней мы поговорим. Те руководители, которые считают, что это лишь очередная бухгалтерская оптимизация расходов на персонал, делают большую ошибку. Сокращение – всегда человеческая история. В ней каждый участник вынужден испытывать целый ряд эмоций – это и гнев, и страх, и чувство обиды. А иногда к ним примешивается желание отомстить.

И если вы, как руководитель, не учитываете эту эмоциональную составляющую, то рискуете не просто потерять людей, а разрушить то, что строили годами. Как доверие и репутацию, так и свою команду. Ведь сокращения еще не являются концом истории. И от того, как вы проведете людей через этот кризис, во многом зависит, станет ли будущее лучше или хуже того, что было раньше.

Почему сокращения всегда больнее, чем кажется

Когда собственник или директор принимает решение о сокращении штата, он обычно смотрит на цифры. Вот фонд оплаты труда, вот прогнозы выручки. А вот критическая точка убыточности. Что непонятного? Логика железная, математика простая: нужно убрать вот те и те позиции, сэкономить вот столько-то миллионов, и компания выживет. Казалось бы, все рационально и обосновано таблицами в Excel. Однако пока вы смотрите на таблицы, ваши сотрудники смотрят на свою жизнь. И эта жизнь устроена вовсе не по законам бухгалтерского учета.

Для человека, который приходил в офис пять дней в неделю последние годы, работа представляет собой не просто источник дохода. Она структурирует его существование, дает возможность выстраивать социальные связи. Благодаря работе человек ощущает себя ценным. Даже такая мелочь, как утренний кофе с коллегами, тоже имеет значение. Обсуждение проектов, статус в обществе. Возможность на вопрос «Где ты работаешь?» с гордостью назвать свою должность и компанию.

А для некоторых работа еще и позволяет оплатить ипотеку или кредит, взятые в расчете на стабильный доход. Не говоря уже о том, что работа в целом позволяет строить планы на будущее. Например, на отпуск, который сотрудник планировал провести с семьей через три месяца. Или на учебу ребенка в университете. И вот все это в одночасье рушится, причем зачастую не по вине самого человека, а просто потому, что «так сложились обстоятельства».

И каково же психологическое состояние человека, которого только что уволили? Тут речь не просто о разочаровании или грусти. Сотрудник переживает целый коктейль из страха перед неизвестностью, обиды на несправедливость, стыда перед семьей, злости на работодателя и на саму жизнь. Также ему достается и удар по самооценке: «Стало быть, я недостаточно хорош, раз меня выбрали для увольнения». Он испытывает панику: «Как я буду платить по кредитам? Что скажу супруге?». И все это обрушивается на человека одновременно, в тот момент, когда HR-менеджер произносит сакраментальную фразу: «К сожалению, компания вынуждена с вами расстаться».

И вот этот человек не один. Таких людей десятки, а может быть, и сотни, в зависимости от масштаба сокращений. И каждый из них выходит из кабинета с этим адским коктейлем эмоций внутри. И что они делают дальше? Правильно, они начинают говорить. Рассказывают друзьям и бывшим коллегам. Оставляют отзывы на сайтах-отзовиках. Делятся своей болью и своим возмущением со всеми, кто готов слушать. Начинается то, что в PR называется репутационным кризисом. Потому что один негативный отзыв обиженного сотрудника перевесит десять положительных отзывов довольных клиентов. Таковы уж законы человеческой психологии: мы больше доверяем негативу, потому что он кажется нам более искренним.

Но это еще полбеды. Настоящая катастрофа начинается внутри компании, среди тех, кто остался. Потому что те, кого не сократили, тоже не железные люди. Ведь они собственными глазами видели, как увольняли их коллег, слышали разговоры в курилках и на кухне. Все они не глупы и понимают, что в любой момент могут оказаться следующими. Как следствие, их мотивация работать падает ниже плинтуса. Зачем стараться, если тебя все равно могут выкинуть в любой момент? Зачем вкладываться в проекты, если компания, судя по всему, тонет? А есть ли смысл хранить верность работодателю, который только что продемонстрировал, что сотрудники для него являются не чем иным, как расходным материалом?

Тут и начинается диверсия. Сотрудники перестают выкладываться так, как делали это ранее. Они начинают искать новую работу, причем делая это прямо на своем текущем рабочем месте. Самые ценные кадры, те, кого вы планировали оставить любой ценой, уходят первыми. Остаются те, кому некуда деваться, и эти люди работают с минимальной отдачей, потому что внутри у них затаилась обида и страх. Производительность труда падает. Качество работы снижается. Клиенты начинают это замечать. И вот вы, проведя сокращения ради спасения бизнеса, вдруг обнаруживаете, что бизнес стал разваливаться еще быстрее.

Как объявлять плохие новости

Итак, вы подготовились. Список составлен, юристы дали добро. Наступает самый сложный момент, а именно непосредственно разговор с теми, кого увольняют. И вот тут многие руководители совершают фатальную ошибку: они пытаются максимально дистанцироваться от процесса, превратить его в бездушную формальность. HR-менеджер вызывает человека в кабинет, зачитывает заготовленный текст, сует ему документы на подпись и все, до свидания. Все происходит без каких-либо лишних эмоций.

И именно такой подход представляет собой прямой путь к бунту и репутационным потерям. Потому что человек, с которым обошлись как с безликой единицей в штатном расписании, будет мстить. И делать это он будет необязательно продуманно и сознательно. Просто его боль и обида так или иначе найдут выход.

Так как же правильно провести этот разговор? Рассмотрим детальнее.

Личная встреча с непосредственным руководителем

Не HR-менеджер должен сообщать плохие новости, а тот человек, который непосредственно руководил увольняемым сотрудником. Потому что между ними имеются рабочие отношения и есть хоть какая-то человеческая связь. Разговор должен проходить один на один, в спокойной обстановке. Назначьте встречу в конце рабочего дня, чтобы человеку не пришлось потом возвращаться к рабочему месту и сидеть до вечера с красными глазами под взглядами коллег.

Начать с причин

Не выпаливайте сразу «вас сокращают». Сначала объясните ситуацию в компании. Расскажите о причинах, которые привели к необходимости сокращений. Говорите честно, без лакировки, но при этом не стоит и слишком драматизировать.

Например: «Сергей, я хочу поговорить с тобой о том, что происходит в компании. Ты, наверное, в курсе, что последние полгода у нас серьезно просели продажи. Мы потеряли двух крупных клиентов, новые заказы не покрывают расходы. Руководство долго искало варианты, как можно оптимизировать бизнес без потери людей, но, к сожалению, мы пришли к выводу, что без сокращения штата не обойтись». Такой разговор дает человеку понимание, что решение не принято на пустом месте, а компания действительно находится в сложной ситуации.

Сообщать решение прямо

Не ходите вокруг да около, не пытайтесь смягчить удар эвфемизмами наподобие «мы решили оптимизировать структуру департамента». Скажите прямо: «К сожалению, твоя позиция попала под сокращение штата, и через два месяца твой трудовой договор будет расторгнут». Да, это больно. Но попытки завуалировать правду только усилят ощущение, что человеком манипулируют. Помните о том, что люди заслуживают честности, особенно в такие моменты.

Человек обязательно спросит: «Почему я?», и вы должны быть готовы ответить:

• в чем причина такого решения;
• каковы его критерии;
• какими являются конкретные факторы, повлиявшие на увольнение;
• в каком объеме сотруднику будет предоставлена поддержка.

Не отмахивайтесь фразами вроде «такое решение руководства» или «так вышло». Расскажите, по каким критериям принималось решение. «Мы сокращаем весь отдел региональных продаж, потому что компания переходит на онлайн-модель. Твоя позиция, как и еще семь других, становится невостребованной в новой структуре». Или: «При отборе мы руководствовались показателями эффективности за последний год. К сожалению, по этим критериям твои показатели оказались ниже, чем у коллег». Может прозвучать жестко, однако это гораздо честнее всевозможных туманных объяснений.

Дать пространство для реакции

Не торопите человека. Пусть он задаст вопросы, выскажет эмоции, даже если это гнев и обвинения. Не стоит спорить, оправдываться. На этом этапе просто слушайте. Иногда люди в такие моменты говорят резкие вещи, о которых потом сами же жалеют, и это нормально. Расскажите о том, что компания готова сделать. Здесь вы говорите о выходном пособии, о помощи в поиске работы, о рекомендациях, о продлении страховки – то есть обо всем, что вы подготовили в пакете поддержки.

Завершите разговор ясным планом действий. Например: «В течение трех дней ты получишь официальное уведомление о сокращении. В нем будет указано все, что касается сроков, выплат и процедур. Если у тебя возникнут вопросы, то обращайся ко мне или в HR-отдел. Мы постараемся сделать этот процесс максимально комфортным для тебя». И будьте готовы сдержать это обещание. Потому что если после такого разговора человек придет с вопросом, а ему ответят «я занят» или «это не моя компетенция», то вся ваша эмпатия и красивые слова пойдут прахом.

Юридические тонкости

Сокращение штата – поистине минное поле, на котором каждая ошибка может стоить вам серьезных денег и репутации. Трудовое законодательство защищает права работников, и если вы нарушите процедуру, даже формально, бывший сотрудник может легко оспорить увольнение в суде и выиграть. А это восстановление на работе, оплата вынужденного прогула, моральный ущерб, судебные издержки. Поэтому главное правило: соблюдайте букву закона. Предупредите людей за два месяца письменно под подпись. Предложите им все имеющиеся вакансии в компании, даже если они не подходят по квалификации, пусть сами откажутся. Выплатите выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а если человек не трудоустроится, то и за второй и третий месяц. Оформите все документы правильно, храните копии уведомлений с подписями. Фиксируйте отказы от вакансий. Малейшая процедурная ошибка, и суд встанет на сторону работника.

Особое внимание уделите льготным категориям сотрудников. Беременных женщин и матерей с детьми до трех лет вы вообще не имеете права сокращать, это прямой запрет. Одиноких матерей с детьми до четырнадцати лет или ребенком-инвалидом тоже нельзя трогать. Работников в отпуске или на больничном увольнять запрещено, нужно дождаться их выхода. Если в семье работают оба супруга и оба попадают под сокращение, преимущественное право остаться у того, кто единственный кормилец. Люди с более высокой квалификацией и производительностью имеют приоритет перед менее эффективными коллегами на той же должности. Все эти особенности обязательно нужно учитывать при составлении списка на сокращение, иначе любой уволенный найдет основание для иска. Кризисные коммуникации с сотрудниками на этом этапе особенно важны, объясняйте людям их права, не скрывайте информацию – это снижает конфликтность.

Обязательно уведомите профсоюз, если он есть в компании, и службу занятости. Профсоюзу нужно направить проект приказа и список сокращаемых должностей, выслушать их мотивированное мнение. Службу занятости предупредите за два месяца, если сокращаете работников, или за три месяца, если речь о массовом увольнении.

И самое главное: не пытайтесь замаскировать сокращение под увольнение по соглашению сторон или по собственному желанию, надавив на человека. Если сотрудник докажет, что его вынудили написать заявление под угрозой или обманом, суд признает увольнение незаконным, и последствия будут хуже, чем при честном сокращении.

Разговор с теми, кто остается: самая недооцененная часть процесса

Большинство руководителей, проведя сокращения, вздыхают с облегчением: «Все, самое страшное позади». И совершают при этом колоссальную ошибку. Потому что самое страшное как раз только начинается. Ведь те, кто ушли, больше не ваша проблема. А оставшиеся никуда не делись. И именно от их состояния, мотивации, доверия к руководству зависит, выживет ли компания после кризиса или окончательно развалится. Поэтому кризисные коммуникации с оставшимися сотрудниками не менее (а быть может, и более) существенная часть процесса, чем беседа с теми, кого увольняют.

Первое и главное, что стоит сделать:

• Соберите всех и скажите правду. Не пытайтесь замалчивать сокращения, не делайте вид, что ничего особенного не произошло. Люди и так все знают, слухи распространяются быстрее официальных сообщений.
• Ответьте на главный вопрос, будут ли еще сокращения, ведь именно он сидит в голове у каждого оставшегося сотрудника. Если вы не ответите на него прямо, люди придумают ответ сами, и, скорее всего, самый пессимистичный. Если уверены, что это была последняя волна, скажите об этом. Если не можете гарантировать, тоже скажите честно. Ложные обещания пугают еще больше, когда они не сбываются.
• Объясните, как изменится работа и что вы ожидаете от оставшихся. После сокращений нагрузка на тех, кто остался, неизбежно вырастет. Если вы не проговорите это открыто, люди почувствуют себя обманутыми, когда внезапно окажется, что теперь они должны тянуть за троих.
• Признайте эмоции людей. Не надо делать вид, что все хорошо и призывать работать дальше с удвоенной энергией. Люди только что пережили травмирующее событие, их друзья и коллеги потеряли работу, они сами испытывают страх неопределенности. Дайте себе и им время прожить эти чувства.

И обязательно предоставьте хотя бы какую-то перспективу на будущее. Люди должны понимать, что сокращения – еще не конец, а поворотный момент. Что у компании есть план, и оставшимся работникам есть смысл оставаться и вкладываться. Расскажите, что вы планируете делать дальше, куда движетесь. Не стоит обещать золотых гор, но дать надежду обязательно нужно. Сотрудникам нужно зацепиться за что-то, чтобы не впасть в отчаяние.

Антикризисный PR. Как сохранить лицо компании во внешнем мире

Сокращения не остаются в четырех стенах офиса. Информацию не удержать: она выходит наружу, в соцсети, на форумы, в профессиональные сообщества, к клиентам, партнерам, конкурентам. И если вы не контролируете этот информационный поток, он будет контролировать вас. Потенциальный клиент собирается заключить с вами крупный контракт и натыкается в интернете на гневный пост уволенного сотрудника о том, какое у вас жуткое болото. Подпишет ли этот клиент контракт? Скорее всего, задумается. А если таких постов несколько? А если они всплывают в первой десятке поисковой выдачи? Вот вам и репутационный кризис.

Поэтому антикризисный PR при сокращениях является не блажью, а необходимостью. Подготовьте официальное заявление для внешних сторон, и пусть оно будет коротким, но емким. Назначьте одного человека для общения с прессой, если СМИ заинтересуются. Мониторьте, что говорят в интернете, отвечайте на негативные посты нейтрально и корректно. При этом воздержитесь от попыток оправдаться или обвинений.

Проактивно свяжитесь с ключевыми клиентами и партнерами, не ждите, пока они сами начнут задавать вопросы. Объясните, что реструктуризация не влияет на выполнение обязательств перед ними. Если среди уволенных кто-то быстро нашел новую работу с вашей помощью, используйте это в качестве позитивной истории. Не забывайте про внутренний PR, регулярно информируйте оставшихся сотрудников о том, что происходит, какие есть успехи. Именно они теперь – ваши главные амбассадоры бренда во внешнем мире. Ведь сокращения – это не только кризис, но и возможность показать, что ваша компания умеет справляться с трудностями, что она ответственна перед людьми.

Инструменты для личной стабильности руководителя в кризис

Сокращение штата представляет собой один из самых стрессовых процессов, через которые проходит руководитель. Вы несете ответственность за решение, которое разрушает жизни людей, пусть даже временно. Вы видите их слезы и эмоции, и должны при этом оставаться сильным, не показывать собственную растерянность. При всем при этом от ваших действий зависит выживание компании, благополучие оставшихся сотрудников, интересы клиентов и партнеров, и такое давление действительно способно сломать кого угодно. Если вы не позаботитесь о собственном состоянии, то и не сможете позаботиться о других. В первую очередь найдите способ выговориться. Обратитесь к психологу, поговорите с другом, коучем. Не стоит все держать в себе, потому что рано или поздно это выльется либо в срыв, либо в выгорание.

Ясное понимание собственных целей и ценностей дает опору. Когда вы знаете, зачем вы это делаете, какую картину будущего строите, повышаются шансы не утонуть в текучке и негативе. На этой странице есть бесплатный инструмент для работы с целями. Каждый день вы фиксируете, что сделали для движения к своим целям, какие решения приняли. Зарегистрируйтесь, и вы сможете не терять из виду большую картину, не застревать в сиюминутных проблемах. Особенно в кризис, когда легко потерять ориентиры, такая практика становится якорем.

Инструмент требует регулярности, хотя бы несколько минут каждый день. Зато через несколько недель вы заметите изменения. Не в том смысле, что проблемы исчезнут, но изменится ваше отношение к ним, ваша способность справляться со стрессом, ваша фокусировка на главном. А когда руководитель сам находится в ресурсном состоянии, он способен вести за собой команду даже через самые тяжелые времена.

Вместо заключения

Сокращение штата является на самом деле тяжелым испытанием, через которое проходят многие компании. Кто-то выходит из него сломленным, с разрушенной репутацией, с развалившейся командой. А кто-то становится сильнее и мудрее. И тут многое зависит именно от того, как руководитель проводит людей через этот кризис, делает ли он это с уважением или пренебрежением, с честностью или ложью. Выбор всегда за вами.

Разное