«Пожарный» или «Архитектор»: как предпринимателю построить систему, которая вернет контроль над бизнесом м и жизнью (и защитит от выгорания)

Бесконечный поток задач. Сломалось одно. Нужно срочно найти деньги на другое. Заказчик просит третье. И вот вы тратите почти все свое время на решение проблем и устранение неполадок, вместо того чтобы заниматься важными проектами. Бизнес на плаву? Да. Но двигается ли он вперед? Скорее всего, нет. И проблема здесь не в недостаточном усилии или слабом тайм-менеджменте, а в самой основе вашего мировоззрения. Кто управляет вашей реальностью — вы или обстоятельства? В этой статье мы поговорим о том, что такое реактивный и проактивный подход к жизни. В чем между ними разница, почему первый ведет к выгоранию, а второй — к успеху, как помочь себе перейти к проактивному мышлению и почему сила воли здесь никак не поможет? Давайте разбираться вместе!

«Пожарный» — как большинство людей справляется с трудностями

Если вы:

• с утра первым делом проверяете почту и мессенджеры на наличие запросов от подчиненных или заказчиков;
• большую часть своего времени тратите на решение проблем;
• чувствуете, что если вы остановитесь хотя бы на денек отдохнуть, то вся система рухнет;
• живете в режиме «аврал — отдых — опять аврал»;
• к середине дня обнаруживаете, что сделали кучу мелких дел, а важные проекты так и остались нетронутыми —поздравляем, вы в стане «пожарных». Вы живете в режиме постоянного метафорического «тушения пожара» — решения проблем и разрешения кризисов. Не переживайте, в этом нет ничего постыдного — вся западная культура пропитана этим стилем жизни, поэтому неудивительно, что большинство людей, включая предпринимателей, живут именно так.

То, что описано выше, называется реактивным образом мышления. Вместо того чтобы направлять события согласно своей воле, вы реагируете на них. Сама по себе реакция — это не плохо. Предприниматель (да и любой человек) должен уметь вовремя распознавать опасные или кризисные ситуации и реагировать соответственно. Но если все, что вы делаете в своей профессиональной жизни — это реакция, то стоит задуматься. Не вы управляете своей реальностью, а она управляет вами. При таком подходе добиться значительного успеха и уж тем более изменить мир не получится.

Как распознать «пожарного» в себе

Яркий маркер реактивного мышления — это отсутствие чувства контроля. Вы живете и ведете дела не по своему сценарию, а под давлением обстоятельств. Еще один ориентир — ощущение, что вы выполняете Сизифов труд. Каждый день появляется куча новых мелких дел, выполнение которых не двигает вас вперед, а лишь позволяет не скатиться вниз под давлением обязательств.

«Пожарный» часто применяет такой подход не только к решению бизнес-задач, но и ко всей своей жизни. Вместо планирования, исходя из собственных интересов и изменения своего окружения в лучшую сторону, он приспосабливается и решает задачи «по мере их поступления». Замечаете за собой подобное поведение?

Взглянем на язык реактивного предпринимателя:

• «Я вынужден(а)».
• «У меня нет выбора».
• «Нужно срочно сделать...».
• «Они мне не дают сделать...».

У человека с реактивным мышлением ответственность всегда лежит на других. Он — безвольная марионетка обстоятельств или других людей. Он не ведет за собой — он идет следом, подчиняясь воле окружающих и называя это «судьбой».

Чем опасен реактивный образ мышления

Когда вам постоянно приходится решать множество мелких задач, большинство из которых не двигают вас вперед, а лишь поддерживают ваше дело на плаву, вы не испытываете удовлетворения от своей работы. Вы не видите ее результат. Это влияет и на мотивацию, и на общее чувство удовлетворенности жизнью.

Читайте также: «Понятно о мотивации: что это такое, зачем она нужна».

Есть еще одна проблема — выгорание. Когда мы не видим плоды своих усилий, мы можем начать считать свои действия лишенными смысла. Это сильно ухудшает эмоциональный фон, повышая утомляемость. А реактивный подход к жизни это лишь усиливает — при таком образе жизни вам приходится ежедневно решать десятки разнообразных задач. А ведь уже давно доказано, что мультизадачности не существует. Люди не умеют одновременно фокусироваться на нескольких вещах. Вы не делаете несколько дел одновременно — вы постоянно тратите энергию на переключение своего фокуса с одной задачи на другую. Это прямой путь к выгоранию.

Пожалуй, самое опасное последствие — стресс. Кажется, что постоянное «тушение пожаров» приводит к обычной усталости, которую можно вылечить хорошим отпуском. На деле все гораздо хуже. Если вы живете в режиме авралов, если вам постоянно нужно решать срочные и непредвиденные задачи, то вы не можете расслабиться, отдохнуть и восстановиться. Неделями, месяцами, годами. Это чрезвычайно опасно и для психики, и для организма в целом. Кортизол впрыскивается в кровь при каждом тревожном сообщении, срочном звонке и незапланированной проблеме. Постоянный высокий уровень этого гормона приводит к печальным последствиям:

• Вы всегда в режиме выживания. Ваш организм постоянно готовится к бою. Он отключает «неважные» функции (креативное мышление, долгосрочное планирование, глубокий сон и восстановление) и фокусируется на выживании.
• Ваша ясность ума снижается. Высокий уровень кортизола ухудшает работу префронтальной коры мозга — той самой, что отвечает за принятие решений, самоконтроль и стратегическое мышление. Вы не можете принимать верные решения, потому что ваш мозг химически настроен только на быстрые, панические реакции. Вы не можете остановиться на минутку и подумать — организму кажется, что вы в опасности, а поэтому нужно реагировать как можно быстрее.
• Ресурсы вашего организма истощаются. Постоянный авральный режим ведет к выгоранию, тревожности, ослаблению иммунитета и проблемам с сердечно-сосудистой системой. Я уже не говорю про раннее старение и склонность к компенсации стресса быстрым дофамином (здравствуйте, импульсивные покупки, сахар, часовой просмотр тиктоков).

Читайте также: «10 привычек, которые ускоряют старение».

Пример дня реактивного предпринимателя

Все еще думаете, что в реактивном образе действий нет ничего критически страшного? Давайте взглянем на типичный день «пожарного».

Утро, будильник. Вы еще не проснулись толком, а уже с головой погружены в проблемы бизнеса, ведь первым делом после пробуждения вы хватаете телефон и проверяете почту. В чате команды — десяток непрочитанных сообщений. «Клиент просит срочно переделать проект!», «Шеф, сломалась CRM, никто не видит заказы», «Пару минут на созвон? Это срочно». Вы еще не встали с кровати, а ваш мозг уже обрабатывает три проблемы, которые можно было бы избежать или делегировать. План на день, который вы мысленно строили вчера перед сном, тут же забывается под напором чужих «срочно».

К полудню вы уже потушили два «пожара», но не сделали ничего, что двигало бы ваш бизнес вперед. Вы провели утренний созвон, успокоили клиента, связались с техподдержкой из-за CRM. Казалось бы, дела делаются — столько задач решено за утро! Но посмотрите в свой список запланированных проектов. Стратегический документ по выходу на новый рынок? Не написан. Идеи по оптимизации производства? Не проработаны. Ваш главный проект года? Даже не открывался. Вы уже устали (см. выше — выполнение большого числа мелких дел утомляет гораздо сильнее из-за частых переключений внимания), а по-настоящему важные задачи, способные улучшить ваш бизнес, остались нетронутыми. Вы тратите свои утренние часы — время, когда вы больше всего заряжены энергией — на решение тривиальных операционных проблем, которые можно было бы автоматизировать или делегировать, но вы уже слишком утомлены, чтобы разрабатывать такую систему.

В середине дня ваш график превращается в лоскутное одеяло из чужих приоритетов. Спокойный обед? Какое там — вы пьете кофе и жуете бутерброд, просматривая входящие сообщения, разбирая обращения сотрудников и успокаивая клиентов. Ваш фокус разбит на десятки осколков. Вы постоянно переключаетесь. Глубокая стратегическая работа, требующая концентрации, в таких условиях невозможна. О каком состоянии потока, о каком вдохновении может идти речь, если вы постоянно что-то латаете, исправляете, доделываете и переделываете?

К концу рабочего дня вы чувствуете усталость, но не удовлетворение от проделанной работы. Несмотря на массу потраченных сил, вы все еще там же, где и были с утра. Куча задач выполнена, куча галочек в списке дел поставлена, но где же чувство завершенности? Вас посещает ощущение, что день прошел зря — вы не приблизились к реализации своего видения, а лишь поддержали на плаву то, чего успели достичь.

Возвращаясь домой, вы чувствуете, что никак не можете отключиться от работы. Мозг продолжает лихорадочно прокручивать прошедший день и с ужасом смотреть на завтрашний с его бесконечными делами. Вы проверяете почту («еще разок, на всякий случай»). И не дай Бог там окажется еще какая-нибудь мелкая задача или правка от клиента — тогда вы, возможно, даже не сможете заснуть, заранее думая о том, как это решить. Чувство тревоги и раздражения не отпускает. Но вы устали не от своей работы, а от этой бесконечной, изматывающей гонки по замкнутому кругу.

Это и есть реактивный режим: жизнь в ответ на внешние раздражители. Человек не действует, а лишь реагирует. Бесконечно. До полного истощения. Единственный (и естественный) исход — выгорание предпринимателя.

«Архитектор» — проактивный подход к жизни

Проактивное мышление — это не про список дел с утра и тайм-менеджмент. Это фундаментальная установка личности, парадигма, которая определяет, как вы взаимодействуете с миром. Если реактивный человек считает, что мир что-то делает с ним (а его задача — выжить с наименьшими потерями), то проактивный исходит из того, что он сам является архитектором своей судьбы.

Эту разницу можно проиллюстрировать простой аналогией: если реактивный человек больше внимания уделяет списку задач, то проактивный — списку своих целей.

Казалось бы, мир постоянно подбрасывает нам неожиданные трудности и новые задачи. Разве можно что-то с этим сделать? Форс-мажоры и непредвиденные авралы будут всегда. Но проактивный подход к жизни это преодолевает за счет смещения фокуса внимания: вместо постоянного решения входящих проблем вы больше сосредоточены на собственных планах. Вы не даете внешнему миру диктовать ваше настроение и приоритеты. Вместо решения единичных проблем вы создаете систему, в которой они либо сведены к минимуму, либо отданы на решение подчиненным.

Вы наверняка знакомы с матрицей Эйзенхауэра — простой таблицей 2х2 для распределения дел по четырем категориям (важно/не важно, срочно/не срочно). У «пожарного» больше всего времени съедают задачи типа «не важно и срочно». У «архитектора», напротив, фокус внимания всегда на задачах из столбца «важно». На все, что можно делегировать или предупредить с помощью внедрения какой-либо системы, он не тратит свое время. Вместо того чтобы на автомате разбираться с тривиальными срочными задачами, он останавливается и думает шире: «А что я могу сделать, чтобы это не повторялось?».

Признаки проактивного мышления

Главная особенность «архитекторов» — это умение видеть свою зону ответственности. Это не значит, что они контролируют все вокруг — вовсе нет. Но они способны сфокусировать свое внимание на тех сферах, которые им подвластны, вместо того чтобы постоянно беспокоиться по поводу форс-мажоров. Кроме того, это означает, что они могут вовремя отпустить контроль и доверить решение задач подчиненным или выстроенной системе.

Помните фразы, которые часто говорят реактивные люди? Сравните их с лексикой «архитектора»:

• «Я хочу».
• «Мне нужно».
• «Я выбираю».
• «Я могу изменить это».
• «Я сделаю это лучше».

Проактивный человек заменяет язык фатальной предопределенности на язык возможностей и выбора.

Для вдохновения: пример дня из жизни «архитектора»

Хотите узнать, как живут люди с проактивным подходом к жизни? Вот обобщенный пример суток из жизни предпринимателя с этим образом мышления. Представьте себя в этой роли...

Утро начинается не с входящих сообщений и реакций на авралы, а с собственных мыслей и планов. Вы не проверяете почту или чаты. Вместо этого — 15 минут за кофе с блокнотом, утренняя пробежка, зарядка, контрастный душ — подставьте сюда свои любимые ритуалы, которые запускают мышление и настраивают на рабочий лад. В это время мозг работает над вашими собственными целями, а не над чужими проблемами.

Первый час работы посвящен не разгребанию проблем и оплошностей подчиненных. Вместо этого вы занимаетесь главным проектом квартала, к примеру, проработкой плана выхода на новый рынок. Вы даете себе время, чтобы углубиться в анализ, составить концепцию, подумать о системе. В это время чаты и уведомления отключены. Коллеги и команда знают: вы сейчас недоступны, потому что заняты тем, что двигает бизнес вперед, а не просто поддерживает его на плаву.

Вы не решаете проблемы, а создаете возможности.

В течение дня, разумеется, случаются «пожары». Клиент недоволен, CRM опять зависает, в бухгалтерии проблемы с кадрами. Получив очередное уведомлениие о проблеме, вы не хватаетесь за телефон, чтобы самостоятельно все уладить. Вместо этого вы задаете сотруднику два вопроса: «Какой у тебя есть план действий?» и «Что тебе нужно от меня для решения?». Вместо того чтобы брать на себя дополнительные обязанности, вы направляете, даете ресурс и отправляете работника решать задачу. И если проблема повторится, этот сотрудник уже знает, как ее решить. Вы тратите 10 минут на наставничество и инвестируете в систему, которая решает типовые проблемы без вашего участия. Все, что по матрице Эйзенхауэра не попадает в столбец «важно», вы делегируете.

Приближается обед, а истощения от работы и близко нет. Напротив, вы ощущаете прилив сил и гордость. Почему? Потому что вы только что завершили 2-часовой блок глубокой работы и увидели реальный прогресс в своем стратегическом проекте. Вы не просто «закрывали задачи», вы строили будущее своего бизнеса. Вы чувствуете себя прекрасно, потому что ваши действия были осмысленными и выстроенными вокруг ваших личных приоритетов.

Рабочий день подходит к концу. Вы просматриваете список запланированных дел и ставите галочки. Стратегический документ? Готов. Финансовые цели? Поставлены. Решение по инвестициям? Принято. А как же список «пожаров»? Он пуст, потому что большинство из них вы смогли предсказать и предотвратить с помощью налаженной системы, а остальные — грамотно делегировать. Вместо тревоги, которая гложет «пожарника» даже в конце рабочего дня, вы ощущаете власть над своим временем и решениями.

Читайте также: «Финансовые цели — как правильно поставить и достичь».

Вечером, вернувшись домой, вы не трогаете рабочую почту. Вы знаете, что завтрашний день уже имеет четкий каркас, построенный сегодня. Ваш мозг спокоен и готовится к отдыху. Так что завтра утром вы снова будете в лучшей форме и с новыми силами для стратегических свершений.

«Архитекторы» не просто работают меньше. Они работают иначе. Они не реагируют на хаос, а создают порядок.

О силе воли и почему ее недостаточно

Сразу отвечаем на вопрос из подзаголовка — потому что сила воли является исчерпаемым ресурсом. А вот авралы, форс-мажоры и непредвиденные обстоятельства бесконечны. Каждое принятое в условиях стресса решение, каждое «нет» назойливому партнеру, каждое усилие заставить себя сесть за стратегию — все это тратит вашу силу воли. Рано или поздно она закончится, и никакой «волшебный пинок» не поможет. К середине дня в таком режиме запасы вашей энергии опустошатся, и вы снова окажетесь в знакомом, удобном болоте реактивного режима, где не нужно принимать сложные решения, достаточно просто реагировать на автомате.

Попытки «взять себя в руки» могут помочь в краткосрочной перспективе. Но если мы говорим о неделях и месяцах, их не хватит. Они борются не с причиной появления «пожаров», а со следствием — собственно авралами. Причина — не в слабой силе воли, а в отсутствии системы, которая бы помогала вам принимать мелкие решения и сохраняла вашу энергию для важных вещей.

Силу воли можно сравнить со спринтом — быстрый, короткий рывок, после которого вы чувствуете утомление. А устойчивые изменения — это марафон, для которого нужен длительный, ровный приток энергии. Его может дать только продуманная система стратегического планирования.

Аналогично, различные методики тайм-менеджмента и поддержания высокого уровня мотивации тоже не помогут. Вместо изменения самой системы, в которой вы без конца решаете мелкие чужие проблемы, вы просто научитесь решать их быстрее и эффективнее. Это не значит, что тайм-менеджмент вовсе не нужен. Но для перехода от реактивного мышления к проактивному требуется другой инструмент.

С чего начать: внутренний компас

Проактивный образ жизни может показаться магией, но на самом деле никакого волшебства тут нет. Дело не в могучей силе воли, не в мощной мотивации и даже не в хорошем финансовом положении. Дело в системе.

Базовая характеристика «архитектора» — это человек, который знает, чего он хочет. А вы знаете?

Начните с определения самых основ. Зачем вы делаете это? В чем ваши ценности? Может, вы хотите сделать мир справедливее? Улучшить жизнь людей? Или же продвинуть в массы важную для вас идею? Без этого фундамента любой план будет просто списком дел, навязанных извне: заработать больше, подняться выше, стать богаче. Вместо этого выберите одну наиважнейшую идею, которая будет стоять за вашими действиями. Выбрали? Запишите ее и никогда не забывайте. Наш сервис поможет вам в этом — пройдите быструю регистрацию, чтобы получить доступ к инструментам стратегического планирования.

Теперь, на основе этой идеи, вы можете сформулировать свои цели. Начните со среднесрочных периодов — 3–5 лет. Я не буду подробно останавливаться здесь на том, как правильно ставить цели. У нас уже есть целая подборка статей на эту тему:

Как грамотно составить список своих целей и зачем это нужно

Достижение целей: честная методика без волшебных хитростей

Как правильно записывать цели на бумаге и как их достигать

Как научиться контролировать свою реальность

«И как все это воплотить в жизнь?» — спросит читатель, который уже видел десятки статей на тему постановки и достижения целей. Фокус в вашем фокусе — а именно, в вашем внимании. Самое сложное в проактивной жизни — не составить план, а защитить его от бесконечных попыток окружающего мира этот план сорвать. И вот несколько техник, которые помогут вам в этом нелегком деле.

Тактическая пауза

Между любым внешним стимулом (проблемой, оскорблением, кризисом) и вашей реакцией есть свободный промежуток. В этом промежутке мы и принимаем решения.

Реактивное мышление — это быстрые, автоматические реакции и выборы, сделанные под давлением стресса. «Архитекторы» же никуда не спешат. Наша цель — не решить задачу как можно скорее, а принять взвешенное решение по следующим вопросам:

• Приближает ли вас решение этой задачи к вашим поставленным целям? Если нет — смело отказывайтесь от ее решения.
• Важная ли это задача? Можете ли вы ее делегировать? Любые проблемы, не связанные с принятием стратегических решений, можно (и нужно!) отдавать на откуп доверенным сотрудникам. Прибегает штатный дизайнер и сообщает, что клиент недоволен исполнением заказа? Запросите у него реалистичные сроки внесения правок и отправьте его самостоятельно разбираться с возражениями клиента.
• Насколько это срочная задача? В подавляющем большинстве случаев вы можете отложить принятие решения хотя бы на час, а лучше — на день. Если вам звонят с предложением сотрудничества, не соглашайтесь на автомате. Вместо этого скажите волшебную фразу: «Мне нужно свериться со своим планом. Я отвечу вам через...».

Основная идея этой методики проста — не спешите. Перед вами возникла задача? Дайте себе время собраться и обдумать ее. Вы не пожарный.

Делегирование

Эта идея уже несколько раз упоминалась в статье, но не могу не акцентировать на ней внимание снова. Очень много начинающих предпринимателей стремятся взять абсолютно все аспекты своего бизнеса под контроль, мотивируя это тем, что они справляются с задачами лучше, чем нанятый персонал. Возможно, так и есть, но подумайте вот о чем: если вы будете тратить свои силы на решение тривиальных проблем, то откуда вы возьмете время и энергию на принятие стратегических решений?

Допустим, что вы действительно блестяще справляетесь с обязанностями, которые в идеале должны выполнять ваши сотрудники. Но пусть уж лучше операционные задачи будут решены посредственно, а стратегическое планирование будет блестящим (а не наоборот).

Забронированное время

Вспомните пример дня «архитектора» из предыдущего раздела. Обратите внимание на то, что первый час своего рабочего времени он абсолютно недоступен для коллег и клиентов. Он отключает уведомления и занимается стратегическим планированием, глубокой проработкой проектов и другими делами, которые требуют фокусировки.

Это, на мой взгляд, самая важная методика. Позвольте себе поставить собственные проекты в приоритет. Пусть весь мир подождет: ничего страшного не случится, если вы на пару часов оставите бизнес без присмотра и займетесь планированием его развития.

Я рекомендую «бронировать» часы для такого глубокого погружения в задачи с утра, в первой половине дня — это время, когда наш мозг лучше всего справляется с творческими задачами.

Вы наверняка ведете ежедневник, где резервируете время для встреч, совещаний и других важных дел. Возьмите его прямо сейчас и зарезервируйте хотя бы один час завтра с утра на решение стратегических задач. Отнеситесь к этому так же жестко, как вы относитесь к переговорам с поставщиками, встречам с клиентами или брифингам: не позволяйте никому и ничему вмешаться в этот промежуток и прервать вашу концентрацию.

Заключение

Реактивная жизнь — это бесконечные авралы, выгорание и горькое чувство, что вы потеряли контроль. Вы не чувствуете власти над своим временем, бизнесом и жизнью. Вы до изнеможения тушите чужие костры, пока сами тихо выгораете изнутри.

Проактивная жизнь — это энергия, ясность и уверенность человека, который не реагирует на хаос, а управляет реальностью. Вы сами проектирует свое окружение, свою среду. Вместо реакции на кризисы вы создаете систему, в которой проблемы либо предотвращаются, либо решаются без вашего прямого вмешательства. Такой подход к бизнесу и жизни даст вам чувство глубокой осмысленности и власти над собственной судьбой.

Переход от первого ко второму — это не про просто «начать стараться лучше». Это смена парадигмы, требующая не героической силы воли или хитроумных методик тайм-менеджмента, а продуманной системы. И вся эта система строится на фундаменте ваших личных ценностей. Чего вы хотите от собственного дела, от бизнеса, от жизни? Без этого компаса любой тайм-менеджмент, мотивация и списки дел — это лишь способы быстрее бегать по чужим поручениям.

Сделайте свой первый проактивный шаг уже сегодня. Зарегистрируйтесь на портале и получите доступ к инструментам, которые помогут вам изменить не только подход к ведению бизнеса, но и подход к жизни в целом. Возьмите на себя ответственность за свою реальность и начните строить ее самостоятельно.

Разное